Servis güzergahı Excel'de nasıl planlanır? Liste, durak ve saat tablosu

Kısa cevap: her personel için bir satır aç; ad, adres, telefon, vardiya ve durum sütunlarını ayrı tut. Araçları ayrı bir sayfada plaka, koltuk sayısı ve şoförle listele. Sonra her kişiye servis, durak ve sıra numarası ver ve alınış saatlerini fabrikaya varış saatinden geriye doğru hesapla. Excel bu tabloyu düzenli tutar; en kısa sırayı ve araç dağılımını ise senin yerine bulmaz.

Servi’nin çıktığı fabrikada personel listesi Excel’deydi. Güzergaha Google Haritalar’da bakılıyor, araçları şoförler kendi bildikleri yoldan götürüyordu. Yeni gelen bir şoföre ya da personele güzergahı anlatmak için her seferinde harita çizmek gerekiyordu. Aşağıdaki tablo düzeni o listeyi toparlamak için yeterli.

Personel sayfasında hangi sütunlar olmalı?

Her personel bir satır. Şu sütunlar çoğu servis planı için yeter:

• Ad Soyad ve varsa Sicil No. Aynı adı taşıyan iki kişiyi sicil numarası ayırır.
• Adres. Tek sütunda yazılabilir ama Mahalle, Cadde/Sokak, Kapı No, İlçe ve İl’i ayrı sütunlarda tutmak, haritada yanlış yere düşen adresi bulmayı kolaylaştırır.
• Telefon. Servis geciktiğinde şoförün arayacağı numara.
• Vardiya. “08:00-16:00” gibi bir aralık ya da vardiyanın adı.
• Durum. Aktif, İzinli, Raporlu, Ayrıldı. Kişiyi listeden silmek yerine durumunu değiştirmek, döndüğünde satırı yeniden yazmaktan kurtarır.
• Konum. Adresi haritada doğrulanmış kişiler için enlem/boylam ya da Google Maps linki.

“Sanayi sitesi karşısı” gibi tarifler haritada bulunmaz. Bunları listeyi kurarken mahalle ve sokak adıyla düzeltmek, sonraki her planı kolaylaştırır.

Araçlar için ayrı bir sayfa aç

İkinci sayfada her araç bir satır: plaka, koltuk sayısı (şoför hariç), şoförün adı ve telefonu. Şoförün adresini de yazarsan, servisin sabah nereden yola çıktığı da tabloda kalır. Personeli araçlara bölerken koltuk sayısı bu sayfadan okunur.

Servis, durak ve sıra sütunlarını ekle

Personel sayfasına dört sütun daha ekle:

• Servis: kişinin bineceği aracın plakası ya da numarası.
• Durak: kişinin bineceği nokta. Birkaç kişi aynı köşede biniyorsa aynı durak adını yaz.
• Sıra: o durağın güzergahtaki sırası.
• Alınış saati.

Servis sütununa göre filtreleyip sıra sütununa göre sıraladığında, her aracın güzergahı yukarıdan aşağıya okunur. Bir aracın kişi sayısını koltuk sayısıyla karşılaştırmak için Servis sütununa EĞERSAY formülü yeter.

Alınış saatini geriye doğru hesapla

Saatler servisin fabrikada olması gereken saatten geriye doğru gider. Bu saat genelde vardiya başlangıcından 10-15 dakika öncedir. Son duraktan fabrikaya kaç dakika sürüyorsa, son durağın saati o kadar erkendir. Bir önceki durak, ondan da iki durak arasındaki süre kadar erken.

Tabloda bunu bir yardımcı sütunla yaparsın: her satıra “bir sonraki noktaya kaç dakika” yaz. Sıralı listede bir alt satırın saati C3, bu satırın dakikası D2 ise formül şöyle olur:

=C3-ZAMAN(0;D2;0)

En alttaki satır fabrikaya varış saati olur, formül yukarı doğru kopyalanır. Dakikaları Google Haritalar’da iki durak arasına yol tarifi alarak okursun.

Şoföre giden listeyi hazırla

Her araç için ayrı bir sayfa ya da çıktı: sıra, saat, ad, adres, telefon. Personel sayfasını servise göre filtreleyip bu sütunları kopyalamak yeterli. Kâğıda basılacaksa adres sütununu geniş tut ki adres tek satırda okunsun.

Excel’in yapmadığı işler

Tablo düzenli olsa da üç iş yine elle kalır.

Sırayı Excel bulmaz. Hangi durağın önce alınacağına sen karar verirsin. Google Haritalar da sırayı düzenlemez ve bir yol tarifine başlangıç dahil 10 nokta kabul eder; ayrıntısı Google Maps’te servis güzergahı çizilir mi? yazısında.

Mesafeyi de bilmez. Her iki durak arasındaki dakika haritadan tek tek okunur. 30 kişilik bir serviste bu, otuz ayrı yol tarifi demek.

Değişiklikler de zincirleme gider. Bir kişi ayrıldığında ya da yeni biri geldiğinde o aracın sırası, saatleri ve bazen araç dağılımı yeniden düşünülür. Formüller saatleri günceller ama sırayı ve dağılımı güncellemez.

Tek araç, 10-15 kişi ve nadiren değişen bir liste için Excel tablosu yeter. Birden fazla araç ve sık değişen bir liste varsa bu üç iş her hafta tekrar eder. Durakların nasıl belirleneceğini adım adım personel servis güzergahı nasıl belirlenir yazısında anlattım.

Aynı Excel’le Servi’ye geçmek

Servi bu yazıdaki personel listesini olduğu gibi okur. Başlıkları Türkçe adlarından tanır, doğru sayfayı ve başlık satırını kendisi bulur. Önizleme ekranında yanlış eşleşen sütunu elle düzeltebilirsin. Konum sütununda Google Maps linki ya da enlem/boylam varsa o kişinin adresini aramaz. Bulunamayan ya da yaklaşık bulunan adresleri kişi kartında işaretler ve hesaplamadan önce seni uyarır.

Sonra sırayı, araç dağılımını ve durakları kendisi çıkarır. Planın Excel çıktısında bir Özet sayfası (her aracın kişi sayısı, km’si ve süresi) ve her araç için şoföre verilecek ayrı bir sayfa var: sıra, alınış saati, ad, adres, telefon ve durağa yürüme mesafesi.

Servi’nin ücretsiz demosunu Servi sayfasından indirip kendi Excel listenle ya da Konya örnek listesiyle deneyebilirsin. Kendi servislerin için konuşmak istersen derdini bir cümleyle anlat.