Kısa cevap: önce bütün adresler haritaya dökülür, sonra yürüme mesafesine göre duraklar belirlenir, personel araçların koltuk sayısına göre bölünür ve her servisin sırası ile alınış saatleri mesai başlangıcından geriye doğru çıkarılır. Sahada en çok zaman alan kısım adreslerin doğru yere düşmesi ve personel değiştikçe planı güncellemek.
Aşağıdaki adımlar elle de uygulanabilir, bir programla da. Her adımda sahada sık karşılaşılan durumu da yazdım.
1. Adresleri haritaya dök
Planın temeli, kimin nerede oturduğunu haritada görmek. Personel listesi genelde Excel’de durur; Google My Maps gibi araçlar bu listeyi içe aktarıp adresleri haritaya yerleştirebilir. Haritaların durak sınırlarını Google Maps’te servis güzergahı çizilir mi? yazısında anlattım.
Adresleri döktükten sonra tek tek kontrol et. Eksik yazılmış mahalle adı, yanlış ilçe ya da sadece “sanayi sitesi karşısı” gibi tarifler yanlış yere düşer. Yanlış düşen tek bir nokta, bütün bir servisin güzergahını boşuna uzatabilir. Listeyi bir kez temizlemek sonraki her planı kolaylaştırır.
2. Yürüme mesafesine karar ver
Personelin durağa en fazla ne kadar yürüyeceği, durak sayısını doğrudan belirler. Mesafe kısaldıkça durak sayısı artar ve servis uzar; uzadıkça durak azalır ama personel daha çok yürür.
Bu mesafeyi kuş uçuşu ölçme. Arada otoyol, demiryolu ya da duvarla çevrili bir alan varsa, haritada kısa görünen bir mesafe yürüyerek birkaç kat uzayabilir.
3. Durakları aracın geçeceği yola topla
Her evin önünde durmak yerine, birkaç kişinin kısa bir yürüyüşle toplanabileceği noktalar seç. Bu noktalar aracın zaten geçeceği yol üzerinde olmalı. Ara sokağa girip aynı yoldan geri çıkmak hem süreyi hem kilometreyi boşuna artırır.
Evi güzergahın çok dışında kalan personel için ayrı bir çözüm gerekir: o kişinin kendi gelip bineceği bir biniş noktası. Tek kişi için güzergahı kilometrelerce saptırmak yerine, kişi güzergah üzerindeki bir noktaya gelir; yakınında oturanlar da aynı noktadan biner.
4. Personeli araçlara böl
Duraklar belli olunca, hangi durağın hangi araca düşeceğine karar verilir. Ölçüt araçların koltuk sayısı ve yön: aynı bölgedeki duraklar aynı araçta toplanmalı, bir araç şehrin iki ucuna birden gitmemeli.
Elle çalışırken mevcut dağılımı korumak cazip gelir, çünkü baştan bölmek zordur. Personel değiştikçe bazı araçlar dolar taşar, bazıları yarı boş gider. Arada bir bütün dağılımı baştan kurmak bu dengesizliği ortaya çıkarır.
5. Sırayı ve alınış saatlerini çıkar
Her aracın durak sırası belirlenir ve saatler mesai başlangıcından geriye doğru hesaplanır: fabrikaya varış saati, son duraktan fabrikaya geçen süre, bir önceki durağa geçen süre, ta ki ilk durağa ve şoförün yola çıkış saatine kadar.
Sonuçta her şoföre ve her personele verilecek liste çıkar: hangi durak, saat kaçta, hangi araç. Haritası olan bir liste, yeni gelen bir şoföre güzergahı anlatmayı da kolaylaştırır.
6. Değişikliğe hazırlık yap
Güzergah personelle birlikte değişir. Personel izne çıkar, yeni biri işe girer, biri ayrılır. Vardiya geçişinde aynı araç gelen vardiyayı bırakıp çıkanı evine götürebilir; bu iki yönü aynı planda düşünmek araç sayısını düşük tutmaya yardım eder. Fazla mesai kararı çoğu zaman son anda verilir ve o akşamın servisi ayrıca çizilir.
Planı kurarken bugünkü güzergahın kaç kilometre tuttuğunu ve kaç dakika sürdüğünü bir kenara yaz. Yeni planı bununla karşılaştırmadan neyin iyileştiğini bilemezsin.
Bu adımları bir programa bırakmak
Adımların hepsi elle yapılabilir; liste büyüdükçe ve değişiklik sıklaştıkça yük de büyür. Servis güzergahı programları bu adımları birlikte yürütür.
Servi Excel’den yüklenen listeyi haritaya döker ve yürüme mesafesini senin seçtiğin değere göre gerçek yaya yolundan ölçer. Durakları aracın ana güzergahına taşır; uzaktaki personel için biniş noktası tanımlayabilirsin. Sonra personeli araçlara dağıtır ve her servisin alınış saatlerini çıkarır. İzinli personeli pasife alıp yeniden hesapladığında yeni plan bir dakikadan kısa sürede hazır olur.
Servi’nin ücretsiz demosunu Servi sayfasından indirip Konya örnek listesiyle bu adımları baştan sona görebilirsin. Kendi servislerin için konuşmak istersen derdini bir cümleyle anlat.
Sık sorulanlar
Personel servisinde yürüme mesafesi kaç metre olmalı?
Tek bir doğru sayı yok; personelin yaşı, mahallenin yapısı ve hava koşulları belirler. Mesafeyi kuş uçuşu yerine gerçek yürüme yolundan ölçmek gerekir. Servi'de varsayılan 600 metre, 100 ile 5.000 metre arasında değiştirilebiliyor.
Servis her personelin evinin önünden mi geçmeli?
Genelde hayır. Her evin önünde durmak güzergahı uzatır ve aracı ara sokaklara sokar. Birkaç kişinin kısa bir yürüyüşle toplanabileceği, aracın geçtiği yol üzerindeki duraklar hem süreyi hem kilometreyi kısaltır.
Personel değişince güzergahı baştan mı çizmek gerekir?
Elle çalışıyorsan çoğu zaman ilgili servisin güzergahını yeniden düşünmek gerekir. Servis güzergahı programlarında izinli ya da ayrılan personel pasife alınıp plan yeniden hesaplanır.