Personel servis maliyeti nasıl düşürülür? Kendi aracıyla taşıyan firmalar için

Kısa cevap: önce bugünkü servisin günlük km’sini, kaç araç kullandığını ve araçların ne kadar dolu gittiğini ölç. Maliyet iki yerden düşer: km’yle artan masraflar (yakıt, lastik, bakım) ve araç başına sabit masraflar (şoför, sigorta, aracın kendisi). Bir aracı plandan çıkarmak sabit kalemi, durakları ana yola taşımak ve rotaları yeniden dağıtmak km’yi düşürür. Yürüme mesafesi ve en uzun yolculuk süresi bu kazancın karşısında duran iki şey.

Bu yazı personelini kendi araçlarıyla ve kendi şoförleriyle taşıyan firmalar için. Taşımacılık firmasıyla çalışıyorsan güzergahı çoğunlukla o firma planlar ve bedel sözleşmeyle belirlenir. Kendi filonla taşıyorsan her fazladan kilometre ve her yarı boş araç doğrudan senin masrafın.

Yazıdaki ölçümler, Konya’da bir fabrikanın 35 aktif personel ve 3 araçlık gerçek listesinden. Rakamlar Servi’nin bu listeyle yaptığı hesaplardan; TL karşılığını senin km başı maliyetinle hesaplamak gerekiyor.

Servis maliyeti nereden oluşur?

Masraflar iki gruba ayrılır:

• Değişken giderler (km’ye bağlı): yakıt, lastik, bakım. Araç ne kadar yol yaparsa o kadar artar.
• Sabit giderler (araç başına): şoför ücreti, sigorta, muayene, aracın kendisi. Araç o gün 40 km de yapsa 80 km de yapsa değişmez; yalnız araç sayısıyla artar ya da azalır.

Kabaca aylık hesap şöyle kurulur:

Aylık servis maliyeti = (günlük toplam km × km başı değişken maliyet × aylık iş günü) + (araç sayısı × araç başı aylık sabit maliyet)

Km başı değişken maliyet için aracın 100 km’de yaktığı yakıtı yakıt fiyatıyla çarpıp 100’e böl, üstüne bakım ve lastik payını ekle. Bu rakamları muhasebe kayıtlarından sen koyarsın; her firmanın aracı, şoför ücreti ve yolu farklı.

Km’yi kısaltmak yalnız ilk kalemi düşürür. Bir aracı plandan çıkarmak, ikinci kalemde o araca düşen payı bütünüyle kaldırır.

1. Bugünkü güzergahı ölç

Neyin düştüğünü görmek için bugünkü hâlin rakamı gerekir. Her aracın şu günkü güzergahını, şoförün gerçekten sürdüğü sırayla çiz ve şunları not et:

• her aracın günlük km’si ve sabah/akşam süresi,
• her aracın kaç kişi taşıdığı ve kaç koltuğu olduğu,
• en erken alınan personelin evden kaçta çıktığı.

Ölçerken aynı mahalleye iki ayrı aracın gittiğini ya da bir aracın yarı boş dolaştığını görebilirsin.

2. Araç sayısını sorgula

Araçların doluluğuna bak. Üç araç da yarıdan az doluysa, aynı personeli iki araçla taşımak mümkün olabilir. Bunun bedeli rotaların uzamasıdır: iki araç, üç aracın gittiği yerlerin hepsine gider.

Servi bu dengeyi hesabın içinde kurar: kullanılan her araç için toplam sürüş süresine sabit bir bedel ekler. Bu yüzden ek bir araç, ancak yeterince yol kısaltıyorsa plana girer. İstersen en fazla ve en az servis sayısını da ayarlardan sınırlayabilirsin.

3. Durakları aracın ana yoluna taşı

Her evin önünde durmak, aracı ara sokaklara sokar ve aynı yoldan geri çıkartır. Birkaç kişinin kısa bir yürüyüşle toplanacağı, aracın zaten geçtiği yol üzerindeki duraklar hem km’yi hem süreyi kısaltır.

Yürüme sınırı toplam yolu doğrudan etkiler. Aynı 35 kişilik listede:

Sınırı daraltmak planda 28 km daha fazla yol demek. Genişletmek ise personelin daha çok yürümesi, kötü havada ve gece dönüşünde daha uzun bir yol. Doğru sayıyı personelin yaşı, mahallenin yapısı ve iklim belirler.

Yürüme mesafesini kuş uçuşu ölçmemek gerekir. Konya merkezde kuş uçuşu 300 metre olan iki nokta arası yürüyerek 481 metre çıktı. Kuş uçuşuyla “en fazla 1.500 m” diye kurulan bir planda bir kişinin gerçek yürüyüşü 3,1 km’ydi.

4. En kısa yol mu, dengeli rota mı?

En kısa toplam yol, her zaman en iyi plan olmayabilir. Aynı listede Servi’nin bulduğu iki seçenek:

En kısa planda bir araçtaki personel 65 dakika yolda kalıyor. Dengeli planda 4 km fazla yol yapılıyor, en uzun yolculuk 50 dakikaya iniyor. Hangisinin seçileceği maliyet kadar personelin ne kadar erken kalktığına da bağlı.

5. Aracı iki vardiyada çalıştır

Bir vardiyanın bitişi diğerinin başlangıcıyla aynıysa, aynı araç gelen vardiyayı fabrikaya bırakıp çıkan vardiyayı evlerine götürebilir. İki yönü ayrı ayrı planlamak yerine aynı araç havuzundan planlamak, toplam araç sayısını düşük tutar. Servi’de bu, Ring (vardiya geçişi) seçeneğiyle yapılıyor; iki vardiya ortak araç havuzuyla birlikte hesaplanır.

6. Planı güncel tut

Ayrılan personelin durağına araç uğramaya devam ediyorsa, o yol her gün boşuna yapılıyordur. Yeni gelen personel de çoğu zaman mevcut bir araca “sığdırılır” ve güzergah yamalı bir hâle gelir. Birkaç ayda bir bütün planı baştan hesaplamak bu birikimi temizler.

Fazla mesai için asıl planı değiştirmek yerine ayrı bir küçük plan kurmak da gereksiz yolu önler; ayrıntısı fazla mesai servisi son anda nasıl planlanır? yazısında.

Tasarrufu hesapla

Yeni planı bugünkü ölçümle karşılaştır:

Aylık tasarruf = (eski günlük km − yeni günlük km) × km başı değişken maliyet × aylık iş günü + (çıkan araç sayısı × araç başı aylık sabit maliyet)

Servi’de ölçmek

Servi’de bugünkü güzergahı elle çizebilirsin; durakları şoförün sürdüğü sırayla işaretlersin, Servi gerçek yol ağı üzerinden km’yi, süreyi ve alınış saatlerini çıkarır. Sonra aynı listeyle planı hesaplatırsın. İki planı ayrı ayrı açıp toplam km’yi, süreyi ve kullanılan araç sayısını karşılaştırabilirsin. Her aracın doluluğu kişi/koltuk olarak görünür.

Servi TL hesabı yapmaz. Km, süre ve araç sayısını verir; yukarıdaki formüle kendi maliyetini koyarsın.

Servi’nin ücretsiz demosunu Servi sayfasından indirip Konya örnek listesiyle deneyebilirsin. Kendi servislerin için konuşmak istersen derdini bir cümleyle anlat.