Excel iyi bir başlangıç aracı ve çoğu işletme işini onunla kurdu. İş büyüdükçe bedeli fark edilmeden artar: veriler kaybolur, dosyalar çakışır, raporlar saatler sürer. Aşağıdaki 5 işaretten birkaçını görüyorsan, sisteme geçme zamanı gelmiş olabilir.
Excel’in ne zaman yettiğini de anlatacağım. Amaç geçiş için doğru anı yakalamak. Çok erken geçmek gereksiz masraf, çok geç geçmek büyümene ayak bağı olur.
Excel ne zaman iyidir?
Kayıt azsa, dosyayı tek kişi kullanıyorsa ve hesaplar basitse Excel hızlı, ucuz ve esnektir. Yeni başlayan bir işletme için çoğu zaman en doğru araç odur. Sırf “daha profesyonel görünsün” diye sistem kurmak, çözdüğünden çok sorun yaratır.
Sisteme geçme zamanı: 5 işaret
1. Aynı dosyayı birden çok kişi kullanıyor. “Sen kapat, ben açacağım” cümlesi kuruluyorsa Excel sınırına gelmişsindir. Sistemde herkes aynı anda, kendi yetkisiyle çalışır.
2. Veri kayboluyor ya da yanlış giriliyor. Yanlışlıkla silinen satır, üzerine yazılan formül, “hangi dosya güncel” karmaşası… Sistem bunları kayıt altına alır ve geri alınabilir yapar.
3. Rapor almak saatler sürüyor. Ay sonu geldiğinde dosyaları birleştirip elle özet çıkarıyorsan, o saatler her ay tekrar eden bir maliyettir. Sistemde aynı rapor hazır gelir.
4. Aynı bilgiyi birden çok yere giriyorsun. Siparişi bir dosyaya, stoğu başka dosyaya, muhasebeyi üçüncüye… Mükerrer giriş hem zaman kaybı hem hata kaynağıdır.
5. “Kim ne yaptı” takip edilemiyor. Kimin hangi kaydı ne zaman değiştirdiğini bilemiyorsan, bir sorun çıktığında kaynağını bulmak imkânsız hale gelir.
Geçiş nasıl olur?
Her şeyi bir anda değiştirmek zorunda değilsin. Genelde en çok sıkıntı çıkaran yerden, çoğu zaman sipariş ya da stok takibinden, işine göre yazılmış küçük bir panelle başlanır. Mevcut Excel verilerin yeni sisteme aktarılır, sıfırdan giriş gerekmez. Sistem, işin büyüdükçe genişler.
Bu noktada sık sorulan bir soru da “hazır bir program mı alsam, bana özel mi yazdırsam” oluyor. İkisinin farkını ve hangisinin ne zaman doğru olduğunu ayrı bir yazıda karşılaştırdım: kurumsal yazılım mı, hazır program mı.
Excel’in seni yavaşlatmaya başladığını hissediyorsan, derdini bir cümleyle anlat. Nereden başlanacağına birlikte bakalım. Kurumsal yazılım tarafında ne yaptığımızı hizmetler sayfasında görebilirsin.
Sık sorulanlar
Küçük işletme için Excel yeterli değil mi?
Başlangıçta genelde yeterli. Ama birden çok kişi aynı dosyayı kullanmaya, veri kaybolmaya ya da rapor almak saatler sürmeye başladığında sınıra gelinmiş demektir.
Sisteme geçmek pahalı ve zor mu?
Olmak zorunda değil. İşine göre yazılmış küçük bir panelle başlayıp büyütebilirsin; her şeyi bir anda değiştirmek zorunda değilsin.
Verilerim Excel'den taşınabilir mi?
Evet. Mevcut Excel verilerin genelde yeni sisteme aktarılabilir, sıfırdan girmek gerekmez.